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巧用文档水印功能 OA重要文件防泄密

归档日期:07-25       文本归类:保密机      文章编辑:爱尚语录

  有没有碰到过类似的情况:上线了OA及移动办公平台后,很多企业内部的资料都可以在手机上传阅,一些重要的资料文档莫名其妙的传到了竞争对手那边,一些合同文件信息被泄密。这是企业管理者最不愿意看见的事情。

  移动办公是一把双刃剑。通过移动办公可以给员工提供随时随地查阅学习的便利,提升了工作效率,但同时企业又害怕员工因为各种原因将企业的重要资料外泄。倘若落到竞争对手手里,企业的损失不可估量。

  如何打破企业与员工之间的这种矛盾,文档水印添加功能有了用武之地。试想,如果打开的文档能自动添加查看者的姓名作为水印背景,一旦外泄,即可快速追溯相关人,并迅速寻找到传播的源头,还有几个敢铤而走险?当员工想要传播时,心里必定有杆秤,好好掂量一下到底能不能转。

  一般来说,企业内有几类文档需要重点保护,包括新闻邮件、技术文档、工资单、合同审批、公文发布等。

  一般企业内部新闻公告邮件,限于内部员工阅读学习评论,不合适外部的群发公布。在工作中,经常可以看到企业内部的邮件被泄密。有了新闻、邮件水印功能,追溯起来应该不是难事。

  技术方案文档是公司的重要知识财富。技术、项目、销售人员在长期应对客户中总结出的销售工具、打单策略;咨询专家研究出的技术要点、咨询方案等都是极为宝贵的知识财富。有了技术文档水印技术,只要转发截屏即可跟踪查找。

  无论在哪个公司,薪资都是极为敏感的内容。泛微工资单水印功能确保每位接收人在打开自己的工资单时,都自动嵌套入个人水印。员工一旦截屏转发,随时可以追索查找。

  重要的合同文件,特别是涉及机密金额信息,合同权益细节等保密规定时,可以对合同文档套上电子签章外,还需额外嵌入企业水印,确保合同防泄密。

  对于一些政府单位和国有企事业单位,公文是重要的上传下达传输方式。一封公文明确指定了传阅单位、抄送人员,与之无关的人员就不应该有权限阅读。加入水印加密功能,即可防止公文的外部传播。

  尽管移动办公已经渐成主流,但依然有很多企业不愿意尝试,很大程度上是出于对移动互联安全性的担忧。数据安全、知识安全是悬在企业头上的达摩斯之剑。

  在泛微,移动端所有知识文档与PC端同步,员工可快速预览、查看、回复、收藏,形成手机端的个人移动知识库。最重要地,打开的文档都会自动带上查阅者的姓名,水印保护功能可以确保文档截图可追溯,避免时刻担心员工外泄资料。

  泛微在移动安全性方面已经有了诸多考虑,可以提供可靠的移动安全保障。泛微OA系统提供移动应用基础的用户账号加密、角色管控、动作权限管控、数据传输安全、内外网隔离等一系列安全保障措施,确保用户在OA系统端的数据安全和知识安全。

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